关于奈良电子记录政策风险的关注证(1月2020年)

2020年3月10日,美国档案馆大卫·费利托罗发出了回应。下载信件作为PDF格式。


在给美国档案保卫员大卫·费列罗的一封信中,AHA对NARA的政策表示担忧,该政策要求所有机构在2022年12月之前电子化管理所有永久档案。美国心脏协会认为,在缺乏专用资金的情况下,仓促实施这项政策将削弱NARA的使命,并对研究人员造成可怕的后果。

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2020年1月23日

尊敬的大卫·s·费列罗
美国档案管理员
国家档案档案管理局
美国西北宾夕法尼亚大道700号
华盛顿特区20408

亲爱的Ferriero先生:

美国历史协会(AHA)充分yabo出海认识到联邦和总统档案不断增加带来的挑战,这些记录中“天生数码化”的比例越来越大,以及国家档案和记录管理局仍然必须登记、索引并供研究人员使用的纸质记录所需要的现存空间不足。因此,美国心脏协会认识到将剩余的纸质记录数字化和更多地依靠技术进行评价和审查的动力。

尽管如此,AHA必须对NARA和2019年6月的管理和预算联合发布的新政府政策备忘录的风险和潜在后果表示最严重的担忧.M-19-21,“向电子记录过渡”,“指导所有机构管理全部他们在2022年12月31日以上的永久记录。该指令要求各机构在该日期之后不再接受纸质记录来数字化所有剩余的纸质记录。虽然AHA承认这一政策的长期福利,但令人担心的是,由于缺乏私人资金和执法机制而加剧,难以实施,将损害纳拉的使命和证明对研究人员的需求,以及美国公共文化的需求。

新政策的最根本问题是,它将每个机构带来一个未资造的任务,以数字化其所有永久记录。在任何情况下,将这种成本施加在各机构上会产生严重的负担。但在受限制的预算和工作人员短缺时这样做,迫切需要购买先进技术,似乎是一个非常不谨慎的。实际上,它似乎向各机构提供了忽略现存纸张记录的激励,无论副本的质量,甚至销毁它们,都可以尽可能地廉价化。NARA收到了对FY 2020的增加拨款,以数字化记录,但它不足,只有纳拉已经加入的记录,而不是尚未从代理商转移的记录。此外,NARA / OMAN将如何执行该机构的授权来数字化和转移记录?

智能界的纸质记录的状态是一个极端又一个说明性的例子。CIA已审查,以确定它们是否可以被解冻和发布,而是在1947年恢复其成立的一小部分。由于资金不足,CIA已削减其历史方案。它现在可以支付数字化仍然保留的数百万页并尚未审查吗?这似乎并不逼真。如果国家安全机构更糟糕的情况,情况就是如此。

此外,美国心脏协会认为,实施这一政策的努力很可能会使这些机构不堪承受,对档案管理、未来的研究以及保护官方材料的公众利益造成不可弥补的损害。档案的爆炸式增长已经让那些负责评估的人负担过重。向电子记录的过渡将使技术工具能够减轻这一负担,因为记录管理人员可能能够使用机器学习算法来区分临时记录和永久记录。但要确定这是否以及如何以可接受的准确性完成,则需要仔细研究。在过去的十年里,这些机构和NARA的专业档案工作人员的减少和转变使得每个机构都失去了学科专家,这些专家对于“培训”和评估这些算法的性能至关重要。与此同时,NARA和这些机构都在努力聘请在最新数据科学方法方面具备必要专业知识的员工。这就产生了这样的危险:数百万历史上重要的文件将被认为是暂时的,最终将被销毁。至少,应用这些方法提出了需要与所有利益攸关方广泛磋商的新问题。一旦机构按照法律要求将记录转移到NARA,接受过培训的计算机和接受过培训的人员会陪同他们吗?

美国心脏病协会已经意识到,在管理大量电子记录方面的挑战,机构已经通过采用“大桶”框架来简化他们的记录时间表。这一发展同样严重地关系到AHA。用以往对评价员和档案管理人员非常有用的评估文件的细粒度方法来替代确定各个办公室和职能之间的共性,会增加将许多记录归类为临时记录的风险,而这对未来的研究至关重要。这些机构和NARA的学科专家的缺乏加剧了这种危险。如果没有以前的记录时间表所提供的专一性,研究人员将需要在几乎毫无目的的“大桶”中进行搜索,这些“大桶”如此无定形,以至于无法进行有用的描述。即使使用最先进和最昂贵的技术,发现他们需要的文件也将变得更加困难,如果不是不可能的话。

因此,AHA建议在实施政策备忘录M-19-21,NARA和OMB委员会之前,国会研究服务或可比实体在2022年12月2022年12月期间对电子记录的过渡到电子记录进行全面研究。本研究将审查所需的成本,人员配置,技术,对寻求记录和获取他们的研究人员的影响。它应该通过上市一套建议,该建议旨在推进纳拉的使命以及服务纳拉利益攸关方的需求。

真诚地,

詹姆斯格罗斯曼

执行董事