AHA向联邦公报发布关于拟议的NARA数字化政策的帖子(2021年2月)

发送的啊哈评论向国家档案和记录议定书(NARA)就拟议的规则“联邦记录管理:数字化永久记录和审查记录时间表。”AHA“强烈支持[S]”要求“每五年一次,机构审查记录的记录时间表,这是十岁或多年的纪录。”AHA还建议NARA“要求主题专家参与有机构的每次审查过程”,并定期借鉴有适当的主题背景和培训的机构的工作人员的专业知识。“AHA还通过指出,纳拉“才能通过指出纪录仅以数字形式接受”延迟,中断或无限期转让记录的延迟,中断或延误“的记录。”

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由AHA理事会于2021年1月29日批准

2021年1月29日

尊敬的大卫·s·费列罗
美国档案管理员
国家档案档案管理局

RE:国家档案和记录管理局提出了关于联邦记录管理:永久记录数字化和审查记录表的规则
RIN 3095 - ab99

机构/文件编号:FDMS编号奈良奈良- 20 - 0006 - 2021 - 001

亲爱的Ferriero先生,

美国历史协会欢迎对2020yabo出海年12月1日在联邦纪事上公布的“联邦记录管理:永久记录数字化和审查记录表”(RIN 3095-AB99)的拟议规则发表评论。AHA代表了专业历史团体的利益。我们赞赏国家档案和记录管理局在选择、保存和提供记录联邦机构活动的记录方面所面临的责任和挑战,因为这些记录与我们多样化的公民和社区的生活有关并反映了它们。
我们认识到联邦机构需要时间表和指导来满足联邦记录保留要求;拟议的规则提供了急需的特殊性和方向性。我们特别赞赏NARA增加了一项明确要求,即各机构每5年审查10年或10年以上的记录时间表。这将有助于确保新的记录表单和记录保存技术在由记录创建者和保管人实施时得到评估。因此,我们坚决支持这一要求。

然而,我们建议NARA将关于记录进度审查的几种方法集成到拟议的规则中,以确保这一要求导致有效的审查。例如,NARA必须要求专题专家参与与一个机构进行的每次审查过程。这可以通过使特定机构的外部记录咨询委员会更深入地参与审查来实现。我们建议NARA考虑将受试者专家参与的审查作为对36 CFR第1225部分、子部分1225.12和1225.14的修订。此外,作为其本身进程的一部分,NARA应定期利用整个机构具有适当主题背景和培训的工作人员的专门知识。这两个步骤将有助于联邦机构和NARA更好地识别和保存具有永久价值的记录,以便公民能够更好地理解和解释联邦记录中记录的关键事件、趋势和行动。

一般来说,我们也支持36 CFR第1236部分(电子记录管理)的新增建议。所提供的定义是清晰的,反映了更广泛的档案社区的最佳实践,以及非联邦档案通常接受的标准。对行政、描述和技术元数据创建的具体要求,以及对图像质量和文件格式的具体要求,反映了社区实践,并将足够严格,以确保数字化材料的发现、渲染和使用,而不施加繁重的要求。我们特别赞赏并支持确保相关记录相互关联的要求,以便未来的研究人员能够清楚地了解每一项记录的上下文。此外,质量管理、检查、项目管理和验证需求给我们的印象是合理的、可理解的、彻底的和直接的。

我们注意到拟议规则在下列方面提出了需要进一步注意的问题或问题:

  • 似乎联邦机构之前已经将一些记录数字化以方便访问。我们建议NARA建立最低可接受的基线,以便这些记录可能被考虑转移。否则,这些机构在制定新标准之前就开始将记录数字化的远见可能会阻止或推迟记录的转移,特别是在原始纸质副本已经被销毁的情况下。
  • 该规则指出:“您可以在数字化过程中执行OCR,以满足机构业务需求,并将结果文件转移到NARA,但该子部分不需要OCR。”我们认为这是不明智的。虽然OCR并不适用于所有的记录类型,但许多typescript作品可以而且应该在扫描时提供光学字符识别。这是大多数非联邦档案数字化项目的标准组成部分。它还允许更好地索引和发现相关研究信息。

最后,我们理解这些要求的必要性,它们是由2014年联邦记录法案修正案推动的,该修正案要求NARA发布数字复制记录的标准,“以处理原始记录为目的”。虽然我们认为这些标准在满足该要求方面是有效的,但我们也判定NARA已经超过了联邦法律的要求,即记录将只接受数字形式。这反映了NARA的使命发生了根本性的变化,从识别和保护永久有价值的记录到保护记录的图像,从保护原件到保护传真。

该规则也在特定的背景下发布,这使得联邦机构或奈良将能够有效地执行重组标准或维护对数字化记录的访问,一旦转移到奈良。特别是,奈良的基础设施和人员配备的不足,保存,然后提供如此巨大的电子记录。在电子环境中处理分类或其他限制文件的问题是压倒性的,而不是由这些规则解决。因此,建立数字化标准可能会有效地关闭对记录的访问权限。当一个人考虑受影响的一些记录时,这一点是双倍的麻烦。虽然许多机构已经转移,或者将在2022年截止日期转移到国家档案或FRC,签订于1990年代和2000年代初的记录,有重大和关键的记录,并不是以2022年转移到系统中。实例包括但不限于:

  • 国务院sci级别的原始记录(一些可以追溯到20世纪40年代)和其他高级办公室文件
  • 原始NRO记录
  • 大多数国家安全局保存的原始记录(除了一些相对普通的文件)
  • 原始的CIA记录追溯到CIG期间
  • 原始DOD/OSD sci级持有
  • 原始DOD/DIA sci级资产(以及许多其他记录)
  • 许多联邦调查局的文件可以追溯到20世纪20年代(特别是涉及到当前问题的政策类型文件)

鉴于此类记录的数量庞大,指令中要求各机构对其永久模拟记录进行追溯数字化的部分相当于一项没有资金支持的授权,这明显增加了各机构选择以下两种方式的可能性:a)保留而不是数字化和转移他们的记录,或者b)在不符合存档标准的情况下对其进行数字化。

然而,良好的意义,这一指令可以很好地延迟,中断或延迟无限期的记录转移。结果是在长期代理监管中危害记录本身,使研究成为美国的过去更困难,从而剥夺美国人的历史。因此,该指令必须包括成本分享公式,以减少机构的财务负担,并征收延迟数字化和转移流程的处罚。

真诚地,

莎拉威克塞尔
研究和出版主任
美国历史协会yabo出海

通过联邦eRulemaking门户网站提交:http://www.regulations.gov根据联邦注册公告中的说明,RIN 3095-AB99